Esperi Care uudisti taloushallinnon järjestelmänsä Adaptorin tuella

Esperi Care

Liikevaihto: 449 M€

Henkilöstö: 7100

Konserniyhtiöt: n. 120 kpl

Ostolaskuvolyymi: 100.000 kpl vuodessa

Toimiala: Monipuoliset ja laadukkaat asumispalvelut ikääntyneille, vammaispalvelun asiakkaille ja mielenterveyskuntoutujille.

Projektin laajuus: ERP-päivitys pilveen, ostolaskujen käsittelyn sekä maksuliikenteen uudistus, integraatiot.

Lisätiedot: https://esperi.fi

Business Central ja ExFlow AP käyttöön

Esperi Care on yksi Suomen suurimmista hoivapalveluiden tuottajista, jonka taloushallinnolle asetetaan korkeat vaatimukset niin volyymin, prosessien luotettavuuden kuin sääntelyn näkökulmasta. Yrityksen käytössä ollut Microsoft Dynamics NAV -ratkaisu oli elinkaarensa lopussa, ja järjestelmän päivittäminen oli välttämätöntä sekä jatkuvuuden että kehityksen turvaamiseksi.

Esperi valitsi Adaptorin uuden kokonaisuuden toimittajaksi, koska halusi asiantuntevan ja ketterän yhteistyökumppanin. Valintaan vaikuttivat kyky reagoida nopeasti päivittäisiin tarpeisiin, prosessien johdonmukainen kehittäminen sekä laaja kokemus taloushallinnosta ja isojen järjestelmäkokonaisuuksien modernisoinnista.

Haasteet ennen projektia

• Vanhentunut järjestelmä: paikallisesti asennettava Dynamics NAV ei enää tukenut tavoiteltua skaalautuvuutta, joustavaa integraatioarkkitehtuuria eikä jatkuvaa kehitystä.
  

• Puutteellinen tuki prosessikehityksessä: aiempi toimittaja ei tarjonnut riittävää sparrausta tai tukea kokonaisvaltaiseen uudistukseen.
  

• Kustannusrakenne: ylläpito, päivitykset ja IT-infrastruktuuri aiheuttivat turhaa kuormaa. Lisäksi modernisoinnin tavoitteena oli saada aikaan myös suoria kustannussäästöjä maksuliikenteen ja ostolaskuprosessien osalta.

Ratkaisun kuvaus

Adaptor toteutti kokonaisratkaisun, jossa Microsoft Dynamics 365 Business Central toimii taloushallinnon ytimenä ja talouden prosessit on kytketty Esperin hoito- ja potilastietojärjestelmiin integraatioilla. Maksuliikenne toteutettiin Business Centraliin sisäänrakennetulla maksuliikenteen hallinnalla korvaamalla aiemmin käytössä ollut Nomentian ohjelmisto. Ostolaskujen käsittely puolestaan automatisoitiin ExFlow AP:llä korvaamalla käytössä ollut Baswaren ratkaisu.

Koska Esperin liiketoiminta on vahvasti kasvava ja yrityskauppojen määrä on suuri, ratkaisu rakennettiin niin, että uusien yhtiöiden lisääminen olisi mahdollisimman tehokasta ja sujuvaa. Vakioidun prosessin avulla uudet yhtiöt saadaan perustettua nopeasti osaksi olemassa olevia konserniprosesseja.

Kiinnostuitko ratkaisusta? Varaa lyhyt keskustelu asiantuntijamme kanssa ja selvitetään, miten vastaava kokonaisuus toimisi teillä.

Hyödyt ja tulokset

• Aikataulussa ja budjetissa: projekti eteni suunnitelmien mukaisesti sekä aikataulun että budjetin osalta, ja käyttöönoton jälkeinen raportointi sujui ongelmitta. Adaptorin vahva taloushallinnon osaaminen ja toimialatuntemus mahdollistivat sen, että Esperi sai toimivat ratkaisut heti käyttöönsä ilman erillistä perehdytystä erityiskysymyksiin.
  

• Moderni pilvipohjainen ERP: ratkaisu on suunniteltu tukemaan suuria tapahtumamääriä ja isoa yhtiömäärää. Massatoiminnot, toistettavat konfiguraatiot ja selkeä hallintamalli tekevät konsernitason ylläpidosta ennakoitavaa ja tehokasta.
  

• Kustannussäästöt ja riskien hallinta: pilvimalli vähentää ylläpidon kuluja, helpottaa versiopäivityksiä ja parantaa kokonaisuuden hallittavuutta. Integraatioiden ansiosta tieto kulkee luotettavasti, mikä tukee laadukasta raportointia ja päätöksentekoa.

Yhteenveto

Adaptorin kokeneen tiimin vahvuus on laajojen taloushallinnon järjestelmäuudistusten hallittu läpivienti: yhdistämme teknisen toteutuksen, prosessikehityksen ja muutoksenhallinnan yhdeksi kokonaisuudeksi. Esperille toteutettu Business Central -päivitys vietiin läpi tehokkaasti ja laadukkaasti, mikä toi selkeitä hyötyjä arjen sujuvuuteen, raportoinnin laatuun ja kustannustehokkuuteen. Ratkaisu skaalautuu liiketoiminnan kasvuun ja tarjoaa modernin, pilvipohjaisen perustan jatkuvalle kehitykselle.

Esperi Caren Antti Kievari: “Adaptorin halu ymmärtää liiketoimintaamme teki vahvan vaikutuksen”

Suomalainen hoivapalveluyritys Esperi halusi uudistaa taloushallintonsa kasvua tukevaksi kokonaisuudeksi ja löytää kumppanin, joka ymmärtää liiketoiminnan vaatimukset. Siksi valinta kohdistui Adaptoriin.

"Meille oli itsestään selvää jatkaa hyväksi havaitulla tuoteperheellä. Dynamics NAVin tullessa elinkaarensa päähän Business Central oli meille jo ennalta kartoitettu valinta. Haimme useamman tarjouksen päivitystyölle ja lopulta päädyimme Adaptoriin lupauksella tehokkaasta ja dynaamisesta projektityöstä. Esperi tuottaa palveluita 24/7 ympäri vuoden ja meille oli erittäin tärkeää, että operatiivinen toiminta ei kärsi pitkistä käyttökatkoista ja että raportointi onnistuu ilman erillisiä viiveitä. Tässä onnistuttiin erinomaisesti ja projekti pysyi budjetissa. Projektityöskentelystä meille jäi vahva vaikutelma Adaptorin halusta ymmärtää liiketoimintaamme ja sitä tukevia ratkaisuja sekä olla meidän puolellamme projektin eri vaiheissa. Kokonaisuudessaan suunnittelupaperilta valmiiseen toimitukseen meni aikaa noin kuusi kuukautta. Sote-alalla järjestelmäuudistukset nähdään helposti pitkinä, raskaina ja kalliina projekteina. Adaptorin kanssa yhteistyössä korostui ketteryys ja molemminpuolinen tahto siihen, että projekti pysyy määreissään. Aika käytettiin tehokkaasti itse substanssiin, eikä toistuvaan projektinhallinnan ympärillä pyörivään kokoustamiseen. Päivityksen valmistuttua olemme voineet jatkaa hyvillä mielin yhteistyötä. Adaptorin asiantuntijat ovat olleet kiitettävän hyvin valmiita myös näkemään uusia ideoita teknologian kehittyessä. Kun projekti toteutui sovituissa raameissa, jäi resursseja vielä kehittää Business Centralia osana Esperin tiedolla johtamisen kokonaisuutta.” – Antti Kievari, Director Finance and Risk Management

Esperi Caren projekti on esimerkki siitä, miten vaativa taloushallinnon kokonaisuus voidaan uudistaa hallitusti ja liiketoimintaa tukevalla tavalla. Autamme mielellämme arvioimaan, miten vastaava ratkaisu palvelisi teidän tarpeitanne. Yhteystietomme löydät täältä.