ERP-uudistus toi Finnbakelsille sujuvammat prosessit ja modernin alustan kehittämiseen

Finnbakels Oy

Liikevaihto: 7 M€

Toimiala: Leipomoalan elintarviketukku

Projektin laajuus: Vanhan ERP-järjestelmän uudistaminen Business Centraliin sekä keskeisten toimintatapojen ja prosessien kehittäminen.

ERP-järjestelmän elinkaaren päättyminen tarjoaa mahdollisuuden uudistaa muutakin kuin teknologiaa. Finnbakels hyödynsi järjestelmäuudistuksen myös toimintatapojen ja prosessien kehittämiseen.

Elintarvikeraaka-aineita ja leivontatarvikkeita ammattileipomoille ja konditorioille toimittava Finnbakels päätti uudistaa Microsoft Dynamics NAV 2016 -järjestelmänsä pilvipohjaiseen Microsoft Dynamics 365 Business Centraliin yhdessä Adaptorin kanssa.

Tavoitteena oli toteuttaa järjestelmäuudistus hallitusti sekä samalla kehittää toimintatapoja ja päivittäisiä prosesseja. Uudistus nähtiin myös mahdollisuutena arvioida olemassa olevia toimintamalleja ja rakentaa aiempaa sujuvampi kokonaisuus.

Vanhat toimintatavat joutuivat syyniin

Finnbakelsilla käytössä ollut NAV 2016 oli tullut elinkaarensa päähän, ja Microsoftin virallinen tuotetuki oli jo päättynyt. Samalla järjestelmään oli vuosien aikana kertynyt erilaisia kehitystarpeita ja räätälöintejä, joita ei enää haluttu ratkaista vanhassa ympäristössä. Samalla oli herännyt halu selvittää, millainen ERP-ratkaisu palvelisi parhaiten sen nykyisiä ja tulevia tarpeita.

Business Centralin rinnalla arvioitiin myös muita vaihtoehtoja, mutta ratkaisuksi valikoitui lopulta Microsoftin pilvipohjainen järjestelmä. Valintaan vaikuttivat muun muassa käyttöönoton kustannustehokkuus, yhteensopivuus muun Microsoft-ympäristön kanssa sekä järjestelmän tuttuus aiemmasta NAVista. Pilvipohjaisuus toi samalla yhden konkreettisen muutoksen järjestelmän päivittäiseen käyttöön.

Nyt käyttö on selvästi joustavampaa, kun erillistä VPN-yhteyttä ei enää tarvita, Finnbakelsin prosessikoordinaattori Veli-Pekka Salminen sanoo.

Projektissa ei pyritty pelkästään siirtämään vanhaa järjestelmää uuteen. Tavoitteena oli toteuttaa NAV–Business Central -päivitys aikataulussa ja budjetissa, säilyttää liiketoiminnan kannalta olennaiset räätälöinnit sekä tarkastella nykyisiä toimintatapoja ja tunnistaa mahdollisuuksia niiden kehittämiseen.

Projektissa hyödynnettiin niin sanottua clean start -lähestymistapaa, jossa Business Central rakennettiin uutena ympäristönä ja vanhasta NAV-järjestelmästä siirrettiin vain liiketoiminnan kannalta tarpeellinen data. Samalla voitiin arvioida olemassa olevat räätälöinnit uudelleen sen sijaan, että ne olisi siirretty sellaisenaan uuteen järjestelmään.

Päivitys karsi turhaa ja toi uutta

Projektissa päivitettiin paikallisesti asennettu NAV 2016 pilvipohjaiseen Business Centraliin. Samalla käyttöön otettiin Adaptorin vakiolaajennuksia, joiden avulla voitiin korvata osa aiemmista räätälöinneistä ja tehostaa päivittäistä työskentelyä.

Lisäksi Nomentian maksuliikenneratkaisu korvattiin Business Centraliin integroidulla Consilia Bank Pro -ratkaisulla, keskeiset NAV-räätälöinnit päivitettiin Business Central -yhteensopiviksi ja tarpeettomiksi jääneitä ratkaisuja karsittiin. Ostolaskujen käsittelyssä jatkettiin ExFlown käyttöä, ja kokonaisuutta voitiin täydentää myös Maventan verkkolaskupalveluilla.

Tiivis yhteistyö piti projektin liikkeessä

Projekti eteni Finnbakelsin mukaan suunnitellussa aikataulussa ja budjetissa. Käytännön etenemistä seurattiin säännöllisissä Teams-palavereissa, joissa Adaptorin konsultit ja Finnbakelsin pääkäyttäjä kävivät projektin tilannetta läpi. Palaverien lisäksi yhteyttä pidettiin päivittäin Teamsin kautta, mikä mahdollisti nopean reagoinnin esiin nouseviin kysymyksiin.

Adaptor vastasi projektin johtamisesta ja teknisestä toteutuksesta. Kumppanin valintaan vaikuttivat vahva Business Central -osaaminen, talousprosessien kehittämiseen keskittyvä toimintatapa ja käytännönläheinen projektimalli. Päätöstä tukivat myös ulkoistetulta taloushallinnon kumppanilta saadut myönteiset kokemukset Adaptorista. Yhteistyö Finnbakelsin nykyisen taloushallinnon kumppanin kanssa tuki lisäksi sujuvaa siirtymää uuteen järjestelmään.

Syksyllä 2025 käynnistynyt projekti eteni nopeasti: Business Central otettiin tuotantokäyttöön jo helmikuussa 2026. Salminen kiittää jouhevasti sujunutta yhteistyötä, jossa korostuivat erityisesti hyvä saavutettavuus ja sujuva kommunikointi.

Pysyimme myös aikataulussa ja budjetissa, ja haluamiimme lisätoimintoihin saatiin sellaiset ratkaisut kuin alun perin toivoimmekin.

Vähemmän klikkauksia, sujuvammat prosessit

Business Centralin käyttöönoton jälkeen päivittäinen työ on sujuvoitunut useilla osa-alueilla. Tilausten käsittelyssä järjestelmässä tarvitaan aiempaa vähemmän toistuvia työvaiheita. Asiakashinnastojen ylläpitoa on tehostettu esimerkiksi massapäivityksiä tukevilla toiminnoilla.

Myös ostoprosessia on uudistettu siirtämällä aiemmin Excel-taulukoihin ja kaavoihin perustuneet mallinnukset Business Centralin sisälle omaksi toiminnallisuudekseen.

Käytännössä tämä tarkoittaa, ettei ostoehdotusten laatiminen enää edellytä erillisten Excel-tiedostojen päivittämistä, vaan tarvittavat tiedot löytyvät suoraan järjestelmästä.

Uuteen järjestelmään siirtymistä helpotti Business Centralin tuttuus aiemmasta NAVista. Toimintalogiikka säilyi pitkälti ennallaan, mutta samalla järjestelmän ominaisuuksia voidaan hyödyntää aiempaa laajemmin.

Uusi järjestelmä on helppokäyttöisempi ja toimii paremmin. Vaikka käyttöliittymä näyttää hieman erilaiselta, toiminnot ovat pitkälti samoja kuin ennen, Salminen sanoo.

Yhteistyö Adaptorin kanssa jatkuu myös käyttöönoton jälkeen

Järjestelmäuudistus ei päättynyt käyttöönottoon. Finnbakels ja Adaptor ovat jatkaneet Business Centralin kehittämistä yhdessä, ja uusia kehityskohteita on priorisoitu ja aikataulutettu käyttöönoton jälkeen.

Business Centralin moderni alusta sekä AI-pohjaiset kehitystyökalut mahdollistavat myös sellaisten uusien toiminnallisuuksien rakentamisen, joiden toteuttaminen vanhassa NAV-ympäristössä olisi ollut huomattavasti työläämpää ja kustannuksiltaan raskaampaa.

Näin järjestelmää voidaan kehittää vaiheittain myös tulevien liiketoiminnan tarpeiden mukaan.

Onnistuneen projektin jälkeen Salmisella on myös selkeä viesti yrityksille, joissa NAV palvelee edelleen hyvin: siirtymistä uudempaan järjestelmään ei kannata pitkittää tarpeettomasti.

Meille siirtymä oli hyvä ratkaisu myös pitkällä aikavälillä, ja hyvän yhteistyökumppanin kanssa uudistuksen pystyy viemään läpi jouhevasti. Järjestelmän käytettävyys on parantunut, ja kokonaisuutena olemme projektiin erittäin tyytyväisiä. - Veli-Pekka Salminen, Finnbakels

Suunnitteletko toiminnanohjauksen uudistamista? Keskustellaan nykyisestä järjestelmästäsi, tavoitteistasi ja sopivista vaihtoehdoista. Ota yhteyttä asiantuntijaan.