7 merkkiä siitä, että nykyinen ERP pitäisi vaihtaa

Toiminnanohjausjärjestelmän pitäisi helpottaa yrityksen arkea, ei hankaloittaa sitä. Jos järjestelmän puutteita täytyy jatkuvasti kiertää, on aika harkita ERP-uudistusta.

Hyvä ERP-järjestelmä ei herätä arjessa suuria tunteita. Se toimii taustalla, yhdistää tietoa ja tukee sujuvaa työskentelyä. Ongelmat sen sijaan huomataan nopeasti – tai sitten niihin totutaan niin hyvin, ettei niitä enää edes tunnisteta ongelmiksi.

Vuosien varrella yrityksen toiminta on saattanut kasvaa, prosessit muuttua ja järjestelmäympäristö monimutkaistua. Aikanaan sopiva ratkaisu ei välttämättä enää vastaa nykyisiin tarpeisiin. Mistä sitten tunnistaa, että ERP alkaa tulla tiensä päähän?

1. Excelistä on tullut epävirallinen toiminnanohjausjärjestelmä

Excel on erinomainen työkalu, eikä sen käyttäminen itsessään kerro ERPin puutteista. Hälytyskellojen pitäisi kuitenkin soida, jos yrityksen tärkeimmät tiedot ja prosessit alkavat elää järjestelmän sijaan erillisissä taulukoissa: myynti ylläpitää omia listojaan, varasto seuraa saldoja erillisessä tiedostossa ja taloushallinto kokoaa tietoja useasta lähteestä. Pian kukaan ei ole täysin varma, mistä ajantasainen tieto löytyy.

Kun Excelistä muodostuu ERPin rinnalle epävirallinen järjestelmä, seurauksena voi olla päällekkäistä työtä, virheitä ja tiedonkulun katkoksia. Olennaista onkin kysyä, täydentääkö Excel järjestelmää vai paikkaako se jatkuvasti sen puutteita.

2. Raportointi vie enemmän aikaa kuin tiedon hyödyntäminen

Kuukauden luvut pitäisi saada johdon käyttöön, mutta ensin ne täytyy kerätä useasta järjestelmästä, yhdistellä Excelissä ja tarkistaa käsin. Kun raportti lopulta valmistuu, aikaa sen analysointiin jää huomattavasti vähemmän.

Raportoinnin ongelmat eivät aina johdu tiedon puutteesta. Tietoa saattaa olla runsaastikin, mutta sen kokoaminen ymmärrettävään ja luotettavaan muotoon on työlästä.

Toimivan ERPin pitäisi tukea ajantasaista raportointia ja auttaa muodostamaan kokonaiskuva liiketoiminnasta. Jos raporttien tuottaminen vaatii toistuvasti tuntikausien käsityötä, kannattaa selvittää, onko ongelma raportointikäytännöissä, järjestelmän määrityksissä vai sen teknisissä mahdollisuuksissa.

3. Jokainen uusi integraatio tuntuu omalta IT-projektiltaan

Yrityksen järjestelmät eivät toimi tyhjiössä. ERPin rinnalla voi olla esimerkiksi verkkokauppa, asiakkuuden tai varastonhallinnan työkaluja ja erilaisia taloushallinnon sovelluksia. Parhaimmillaan tieto liikkuu niiden välillä ilman ylimääräisiä työvaiheita.

Jos jokainen uusi integraatio vaatii raskasta räätälöintiä, huomattavia kustannuksia tai jatkuvaa manuaalista tiedonsiirtoa, ERPistä voi muodostua koko järjestelmäympäristön pullonkaula.

Ongelma korostuu yrityksen kehittyessä. Uuden palvelun tai järjestelmän käyttöönotto voi viivästyä yksinomaan siksi, ettei nykyinen ERP taivu tarvittavaan tiedonsiirtoon.

Integraatioiden toimivuus onkin tärkeä osa järjestelmän elinkelpoisuutta. Kyse ei ole vain siitä, saadaanko järjestelmät keskustelemaan keskenään, vaan myös siitä, miten helposti kokonaisuutta voidaan kehittää tulevaisuudessa.

4. Liiketoiminta kasvaa, mutta järjestelmä ei pysy mukana

Pienelle yritykselle sopiva järjestelmä ei välttämättä palvele enää silloin, kun toiminta laajenee uusiin maihin, yhtiöihin tai liiketoiminta-alueisiin.

Kasvu voi tarkoittaa myös suurempia tapahtumamääriä, uusia käyttäjäryhmiä tai monimutkaisempia prosesseja. Jos jokainen muutos edellyttää uusia kiertoteitä ja erillisratkaisuja, järjestelmän rajat alkavat tulla vastaan.

Erityisen hankalaksi tilanne voi muuttua, jos yrityksen eri yksiköiden tietoja ei pystytä tarkastelemaan yhtenäisesti tai yhteisten toimintatapojen rakentaminen on järjestelmän vuoksi vaikeaa.

ERPin pitäisi mukautua liiketoiminnan kehitykseen. Yrityksen taas ei pitäisi joutua sovittamaan kasvutavoitteitaan järjestelmänsä rajoituksiin.

5. Työntekijät tekevät edelleen järjestelmän töitä

Tieto syötetään ensin yhteen järjestelmään ja sen jälkeen toiseen. Laskuja hyväksytään sähköpostitse, tilauksia käsitellään käsin ja samoja tietoja tarkistetaan useaan kertaan.

Yksittäinen manuaalinen työvaihe ei vielä ole suuri ongelma. Kun niitä kertyy päivittäin kymmeniä tai satoja, vaikutus työmäärään ja tehokkuuteen voi kuitenkin olla huomattava.

Nykyaikaisella toiminnanohjauksella voidaan automatisoida monia toistuvia työvaiheita ja vähentää tarpeetonta tiedon käsittelyä. Automatisointi ei silti ole itseisarvo, vaan sen pitäisi vapauttaa työntekijöiden aikaa tehtäviin, joissa heidän osaamisestaan on enemmän hyötyä.

Hyvä kysymys onkin: miten suuri osa henkilöstön työajasta kuluu tehtäviin, jotka järjestelmä voisi hoitaa?

6. Pienestäkin muutoksesta syntyy suuri projekti

Liiketoiminnassa muutokset ovat väistämättömiä. Uusi raportointitarve, muuttunut hyväksyntäprosessi tai lisäominaisuus ei saisi tarkoittaa kuukausien kehityshanketta.

Vanhan ERPin ongelmat eivät aina näy päivittäisessä käytössä. Järjestelmä saattaa hoitaa nykyiset tehtävänsä kohtuullisesti, mutta sen kehittäminen on hidasta, kallista tai teknisesti hankalaa.

Tällöin järjestelmän todelliset kustannukset eivät rajoitu lisensseihin ja ylläpitoon. Mukaan on laskettava myös kehittämiseen kuluva aika, räätälöintien kustannukset ja mahdollisuudet, jotka jäävät toteuttamatta muutosten vaikeuden vuoksi.

Jos pienetkin parannukset vaativat kohtuuttomasti resursseja, on syytä tarkastella nykyisen ratkaisun pitkän aikavälin kannattavuutta.

7. ERP alkaa sanella, mitä yritys voi tehdä

Tämä on kenties selkein merkki siitä, että nykyisen järjestelmän tulevaisuutta kannattaa arvioida vakavasti. Yrityksellä olisi mahdollisuus kehittää uusi palvelu, laajentaa toimintaansa tai tehostaa prosessejaan, mutta suunnitelmat törmäävät järjestelmän rajoituksiin. Uudistus jää tekemättä, koska sen toteuttaminen nykyisellä ERPillä olisi liian vaikeaa tai kallista.

Tällöin kyse ei ole enää yksittäisestä teknisestä puutteesta. Järjestelmästä on tullut liiketoiminnan kehittämisen este. ERPin tehtävä on mahdollistaa yrityksen tavoitteiden toteuttaminen, ei määritellä niiden rajoja.

Lopuksi

Yksikään yllä olevista merkeistä ei kuitenkaan yksin tarkoita, että koko toiminnanohjausjärjestelmä pitäisi vaihtaa. Joskus ongelmat voidaan ratkaista nykyisen järjestelmän paremmalla hyödyntämisellä, prosessien kehittämisellä tai yksittäisillä teknisillä parannuksilla.

Adaptor auttaa yrityksiä arvioimaan nykyistä järjestelmäympäristöään ja tunnistamaan liiketoiminnan kannalta järkevimmät kehitystoimenpiteet. Jos ERP-uudistus osoittautuu perustelluksi, yksi vaihtoehto on Microsoft Dynamics 365 Business Central, joka tarjoaa mahdollisuuksia liiketoiminnan keskeisten toimintojen yhdistämiseen ja automatisointiin.

Ota yhteyttä Adaptoriin – arvioidaan yrityksesi nykyinen järjestelmäympäristö ja löydetään sopivin tapa edetä.